Как сортировать и фильтровать данные в Гугл Таблице

Здравствуйте, друзья! Чаще всего Гугл Таблицы заполняют большим количеством данных и, в результате, найти нужные строки или столбцы, например, с похожими значениями, очень сложно. Но разработчики это предусмотрели и, так же, как и в Excel, добавили все необходимые функции, которые помогут решить данную проблему.

В этой статье мы это и будем рассматривать. Разберемся, как сделать сортировку строк в порядке возрастания или убывания, а если нужно оставить на виду только определенные данные, тогда лучше воспользоваться фильтром. О нем мы также поговорим и расскажу, чем отличается обычный фильтр от режима фильтрации в Google Таблице.

Как делается сортировка

Сортировку следует использовать, если нужно упорядочить данные в таблице. Например, расположить цифры от большего к меньшему значению, или, в зависимости от первой буквы, разместить слова в ячейках по алфавиту.

Выделите нужный диапазон, откройте вкладку «Данные» и выберите пункт «Сортировка диапазона».

Если выделили данные из таблицы вместе с заголовком, тогда отметьте галочкой «Данные со строкой заголовка». Дальше выберите по какому столбцу нужно сортировать. Например, отсортирую таблицу по Стоимости – это столбец В, значит его и выбираю. Затем отметьте маркером, как нужно все сделать по возрастанию или убыванию.

Здесь есть возможность «Добавить еще один столбец». Это нужно, если вы хотите отсортировать сначала по цене, а потом, к примеру, по наличию на складе. Жмем по кнопке «Добавить…», но уже выбираем сортировку по столбцу С.

Когда все сделаете, жмите «Сортировать».

После этого получите желаемый результат. В примере я отсортировала овощи по цене.

Чтобы снова вернуть все как было, нажмите стрелку «Отмена действий» вверху или комбинацию клавиш «Ctrl+Z».

Чтобы таблица изменялась правильно, нужно выделять все столбцы, а, например, не только В, если я хочу отсортировать по Стоимости. Потому что если выделить только В, то после сортировки данные в столбцах А и С не будут ему соответствовать, поскольку цифры встанут в порядке возрастания, а данные в ячейках А и С так и останутся на местах.

Как сделать фильтр

Фильтрацию данных можно использовать, когда введено их много, но оставить на данный момент нужно только определенные. Например, чтобы отобразились те товары, стоимость которых не превышает 130.

Выделяем блоки в нужном столбце вместе с заголовком таблицы, открываем вкладку «Данные» и жмем «Создать фильтр».

В ячейке с заголовком появится кнопка с полосками – она нужна, чтобы настроить фильтр. Нажмите на нее, чтобы открыть окно для установки параметров. Разберем сначала вариант «Фильтровать по условию».

Если у вас создана большая таблица и удобнее было бы, чтобы ее шапка всегда оставалась на виду, можете закрепить строки в Гугл Таблице.

В первом поле выберите подходящее условие: отобразить только незаполненные ячейки, текст в которых начинает или заканчивается на…, число меньше или равно указанному и прочее.

Во втором поле нужно ввести данные для выбранного условия. Например, посмотрим сколько у нас овощей, цена которых больше или равна 150. Затем жмите «ОК» и смотрите результат.

Оставленные после применения фильтра строки вы также можете отсортировать. В окне для установки параметров фильтра вверху есть два нужных пункта.

Если выберите вариант «Фильтровать по значению», то уберите галочки напротив тех пунктов, которые нужно скрыть, и жмите «ОК».

Кнопка «Выбрать все» позволит всё отметить галочками, а «Очистить» наоборот, уберет галочки напротив всех пунктов.

Фильтр по цвету

Если в вашей таблице есть ячейки с данными, закрашенные в определенный цвет, и вас интересует, как сделать фильтр по цвету в Гугл Таблице, тогда сначала нужно для каждого цвета определить его код, а к нему уже можно применить фильтр.

Встроенной формулы, которая бы нам подошла, нет, поэтому необходимо добавить пользовательскую функцию. Откройте вкладку «Инструменты» и выберите из списка «Редактор скриптов».

В новой вкладке браузера откроется следующее окно, для создания нового проекта. Удалите весь написанный код – выделите его и жмите «Delete».

Дальше в окно нужно вставить код, обведенный прямоугольником на скриншоте ниже. Сохраните изменения, нажав на дискету.

Придумайте имя для проекта и жмите «ОК». После этого, вкладку можете закрывать.

Удобнее всего выводить код цвета в столбце, находящимся рядом с закрашенными ячейками. Поэтому ставим курсор в D2 и пишем следующую формулу:

=getCellBackgroundCode(ЯЧЕЙКА(«address»;C2);$E$1)

Здесь С2 – это адрес ячейки, залитой цветом, а Е1 – нужна для обновления данных (можете указать адрес любой другой, но знак доллара не убирайте), числа напишите любые.

Выделите D2 и протяните формулу вниз, потянув за правый нижний угол. «Loading» означает, что идет расчет.

Когда подсчет закончится и ячейках появится код цвета, соответствующий фону в соседнем блоке.

Теперь можно применять к ним фильтр. Выделяем весь диапазон.

Откройте вкладку «Данные». Если у вас уже есть в таблице фильтр, то его нужно отключить, чтобы появилась кнопочка «Создать…», которая нам нужна.

Для того, чтобы убрать фильтр в Гугл Таблице необходимо на упомянутой вкладке нажать кнопку «Отключить…».

Когда в заголовке появится кнопка, нажмите на нее. В окне параметров выберите «По значению» и оставьте галочки только напротив тех кодов, что соответствуют нужным цветам. Для применения жмите «ОК».

Вот теперь у нас остались в таблице только те строки, ячейки в которых залиты зеленым цветом.

Чтобы столбец с кодами не мешался, его можно сгруппировать. А когда он понадобится, достаточно будет просто развернуть его, нажав на знак «+».

Про группировку описано в статье: работа с ячейками в Google Таблице.

Теперь расскажу, зачем нужна ячейка Е1. Она понадобится для пересчета. Например, у вас залиты цвета, вы прописали формулу и определились коды. Если нужно заменить некоторые цвета, то код автоматически не просчитается. Для этого удалите число из Е1 и нажмите «Enter». Теперь формула будет пересчитана. Когда снова поменяете цвет заливки, напишите что-то в Е1, например. 123, и кода опять поменяются. И делать так нужно постоянно, как меняете фон блоков.

Создание режима фильтрации

Мы рассмотрели, как создать фильтр, но подойти такое может не всем. Фильтр хорошо использовать, если нужно:

1. Чтобы данные так и остались отфильтрованные.
2. Другие пользователи, у кого есть доступ к таблице, тоже видели результат фильтрации.

Если же использовать его нужно просто для работы и после того, как вы закончите, все необходимо отключить, то лучше воспользоваться режимом фильтрации. Преимущества перед обычным фильтром у него следующие:

1. Можно создать несколько режимов.
2. Каждому из них придумать название.
3. Возможность разным пользователям просматривать таблицу в разных режимах.
4. Вы можете создать ссылку на отфильтрованную таблицу и отправить ее одному пользователю, а потом выбрать другой режим фильтрации и отправить ссылку уже другому человеку.
5. Возможность создавать дубликаты режимов и немного изменять в них параметры.
6. Если у вас нет прав на редактирование таблицы, но отфильтровать данные нужно, то будет создан временный режим.

Итак, фильтруйте данные в таблице, как нужно, и открывайте «Данные» – «Фильтры» – «Сохранить как…».

Поля слева и вверху станут серого цвета – значит мы находимся в режиме фильтрации. Давайте дадим таблице в таком виде определенное «Имя». Также будет указан «Диапазон», к которому применен фильтр.

Справа есть кнопка в виде шестеренки – это «Параметры». «Создать копию» – дублирование режима. Пригодится если хотите немного изменить текущий фильтр, но при этом старый оставить также нужно. «Удалить» – удаление режима. Чтобы выйти из данного режима и вернуться к нормальной таблице, просто нажмите на крестик справа.

Так можете создать сколько нужно режимов фильтрации, применяя фильтр к определенным данным таблицы. Чтобы посмотреть любые из отфильтрованных значений откройте вкладку «Данные» и выберите из сохраненного списка нужное название.

Отсортировать данные в таблице не сложно. С фильтром придется немного разобраться, особенно, если нужно отфильтровать по цвету ячейки или создать несколько режимов фильтрации. Но потратьте на это 20 минут и работать с Google Таблицей станет куда удобнее, если в ней будут оставаться только необходимые значения.